Planeación y Control del Proyecto

Planeación

La planeación guía la ejecución y el control de un proyecto estableciendo estándares o puntos de referencia contra los cuales se evaluaran en las actividades a cumplir o con otras palabras el éxito de proyecto.

Objetivo del proyecto

En el objetivo del proyecto se quiere decir que es el resultado esperado o el producto final. El objetivo debe estar definido de manera clara y ser un acuerdo entre el cliente y la organización o contratista que realizara el proyecto. También debe ser claro, alcanzable, específico y medible o mesurable. El objetivo es la meta, el producto final tangible que el equipo del proyecto debe de entregar.

Ejemplo:

Realizar el análisis y diseño preliminar del sistema para la empresa Transport Balandrán para solucionar y optimizar los procesos de registro de embarque, registros de operadores y empleados, y registro de carta porte, abarcando el periodo del 23 de Agosto del 2011 al 27 de Noviembre del 2012.

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) WBS.

La EDT divide un proyecto en piezas o partes manejables para asegurar que se identifiquen todos los elementos necesarios para completar el alcance de trabajo del proyecto. Es un árbol jerárquico de elementos finales que el equipo de proyecto realizará o producirá durante el proyecto.

Ejemplo:

Matriz de Responsabilidades

La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar, en formato tabla, a las personas responsables de la realización de los elementos de trabajo de las EDT. Es una herramienta útil debido a que recalca quien es la persona responsable de cada elemento de trabajo y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto general.

Ejemplo:

Sistema de control de Cambios

Un sistema de control de cambios define los procedimientos por los cuales se aprobarán o rechazarán los cambios en el proyecto. Esto generalmente incluye una bitácora de incidentes (“Issue Log”) compartida y accesible por todos los involucrados, un sistema de seguimiento de los cambios aprobados, y un mecanismo de niveles de aprobación para autorizar los cambios, como así también un sistema para actualizar el plan original del proyecto con los cambios agregados en la ejecución..

Un cambio al alcance es cualquier modificación al alcance acordado del proyecto tal como se define por el WBS aprobado. Los controles al alcance muchas veces requieren ajustes al costo, tiempo y calidad u otros objetivos del proyecto (por ejemplo, funcionalidad o características del producto a desarrollar).

Lecciones Aprendidas

Las lecciones aprendidas de un proyecto son el conjunto de éxitos y errores que el equipo ha logrado manejar y sortear durante su realización.

El aprendizaje que se logre durante su tratamiento debe documentarse, debido a que si conocemos de las causas de ambos, podremos procurar evitar los errores y volver a provocar los éxitos.

Una forma de documentar es la siguiente:

• Elaborado por
• Fecha
• Nombre del proyecto
• Patrocinador del proyecto
• Gerente de Proyecto
• Fechas y tiempos estimados
• Fechas y tiempos reales
• Costos estimados
• Costos reales

k

Software de administración de proyectos

El software de administración de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.

Ejemplo:

Para la realización de este proyecto se utilizaron varios software uno de ellos fue Visual.Net ya que sirvió para el desarrollo de la aplicación, SQL para la elaboración de la base de datos que se requiere para el sistema o aplicación, Excel para el llenado o elaboración de plantillas que se requieren para hacer toda la documentación del proyecto otro que utilizamos para la documentación fue Word y otros software para hacer la planeación o diagramas los cuales son:

·         PERT

·         WBS

·         PDCA

Programación

Ruta Crítica

Una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.

Originalmente, el método de la ruta crítica consideró solamente dependencias entre los elementos terminales. Un concepto relacionado es la cadena crítica, la cual agrega dependencias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crítica se presente.

A diferencia de la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT), el método de la ruta crítica usa tiempos ciertos (reales o determinísticos). Sin embargo, la elaboración de un proyecto basándose en redes CPM y PERT son similares y consisten en:

• Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos técnicos para cada una de las actividades.

• Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, según el método más usado), que implican el proyecto.

• Analizar los cálculos específicos, identificando la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.

En términos prácticos, la ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que puede durar el proyecto y las diferencias con las otras rutas que no sean la crítica, se denominan tiempos de holgura.

Ejemplo:

Ejecución del Plan del Proyecto

La ejecución comienza durante el desarrollo del Plan del Proyecto, al seleccionar a los proveedores, administrar sus contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo, y distribuir la información de acuerdo a los criterios preestablecidos en el Plan de Proyecto.

 Objetivos generales

Comprender las bases para ejecutar el proyecto al:

• Seguir el Plan del Proyecto.
•  Integrar el equipo y distribuir efectivamente la información
• Asegurar la calidad.
• Administrar concursos, cotizaciones y contratos.

nEjemplo:

Objetivos a corto plazo

Obtener los requerimientos necesarios para la realización del sistema Transport Balandrán.

Realizar el análisis de los requerimientos obtenidos para la realización del sistema Transport Balandrán.

Objetivos a mediano plazo

Realizar el diseño de las interfaces para el sistema Transport Balandrán en el lenguaje de programación Visual C#.

Realizar la programación del sistema Transport Balandrán en el lenguaje de programación Visual C#.

Realizar pruebas para obtener resultados del sistema Transport Balandrán.

Objetivos a largo plazo

Implementar el sistema en los equipos de cómputo de la empresa Transport Balandrán.

Capacitar a los usuarios para un uso adecuado del sistema Transport Balandrán.

Herramientas del plan del proyecto que apoyan la ejecución

WBS o EDT.- La WBS o Estructura desglosada del Trabajo, es una técnica de planeación mediante la cual podemos definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto.

Ejemplo:

Diagrama Organizacional y Matriz de Roles y Funciones.- Estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Ejemplo Diagrama Organizacional:

Ejemplo Matriz de Roles y Funciones:

Matriz de Comunicación.- Herramienta de evaluación diseñada para determinar con exactitud cómo se comunica un individuo y para proporcionar un esquema para determinar objetivos de comunicación lógicos.

Ejemplo Matriz de Comunicación:

Programa del Proyecto.- Conjunto de actividades con un inicio y un fin determinado donde siguen lineamientos base común y están alineados con el objetivo de una organización.

Ejemplo de Programa del Proyecto:

 Presupuesto Base.- El presupuesto base es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización.

Ejemplo de Presupuesto Base:

Programa de Erogaciones.- Proyecta el importe de recurso financieros requeridos para proyectos a través del tiempo.

Ejemplo de Programa de Erogaciones:

Análisis de Precedentes.- Proyecta el estándar de calidad esperado, así como sus criterios de aceptación.

Ejemplo de Análisis de Precedentes:

Lista de Verificación.- Determina con qué frecuencia ocurre un evento a lo largo de un período de tiempo determinado.

Matriz de Administración de Riesgos.- Herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una empresa.

Matriz de Abastecimientos.-  Permite definir como será contratado cada paquete de trabajo asegurado que todo el WBS este cubierto. Esto también incluye organización del cliente.

Ejemplo de Matriz de Abastecimiento:

Aseguramiento de la Calidad implica evaluar regularmente el desempeño del proyecto, para así generar confianza sobre la satisfacción de los estándares de calidad más relevantes. Incluye todo el proceso desde la el concepto hasta la entrega del bien o servicio.

Ejemplo:

Instrucciones para el llenado del documento:

1.    En el primer apartado se indica la fecha, el nombre del proyecto y el nombre de los miembros del equipo de PPQA.

2.    En el segundo apartado se enlistan las actividades de aseguramiento de la calidad, así como las áreas o procesos sobres los que se llevará a cabo la actividad, los responsables de los procesos y productos.

3.    Finalmente se coloca el nombre de la persona responsable de los cambios, la fecha y su firma, posteriormente el nombre de la persona que aprobó el documento, la fecha y la firma.

Administración de Concursos y Cotizaciones.

Objetivos al concursar y cotizar los trabajos

·         Concursar competitivamente obteniendo los mejores precios por el mayor valor.

·         Establecer un sólido principio para el desarrollo de relaciones a largo plazo.

·         Lograr el manejo profesional, oportuno, transparente, ordenado y ético de las licitaciones y contrataciones, generando confianza y orden ante el ámbito laboral y profesional.

      Proceso para concursar los trabajos

Ejemplo de un diagrama de flujo que muestra las tareas clave para llevar a cabo la Administración de Concursos.

Control del Programa

Proceso de control de proyecto.

El control del proyecto consiste en recabar datos sobre el desempeño del proyecto, comparando el desempeño real con el desempeño planeado, y aplicar medidas correctivas si se registra un atraso en el desempeño real que no cumpla con lo antes planeado. Este proceso debe verificarse a lo largo del proyecto.

¿Cómo controlar el proyecto?

1.    Objetivos

Comprender las bases para controlar efectivamente el proyecto a través de:

·         Seguir el plan del proyecto.

·         Controlar el programa, el costo y la calidad.

·         Reportar avances utilizando la técnica del Valor Ganado.

·         Mantener al día el control de cambios y documentar las lecciones aprendidas.

Herramientas que apoyan al Control del Programa 

• WBS
• Diagrama Organizacional
• Matriz de Roles y Funciones
• Matriz de Comunicación
• Calendario de Eventos
• Programa del Proyecto
• Presupuesto Base
• Programa de Erogaciones
• Análisis de Precedentes
• Lista de Verificación
• Matriz de Administración de Riesgos
• Matriz de Abastecimiento

Ejemplo: